Tips voor het creëren van een mooi evenement

De duivel zit in de details

Als je je gasten aangenaam wilt verrassen, denk dan tot in het kleinste detail na: hoe ze zich inschrijven, wie de deelnemers zal begroeten en hoe, welke muziek er wordt afgespeeld, heb je een interessante fotohoek, hoe zien je presentaties eruit en hoe is je team gekleed, wat te doen tijdens de pauzes en zelfs wat voor plastic bekers je hebt. Tijdens de inschrijving kunnen deelnemers bijvoorbeeld de kans krijgen om een korte masterclass bij te wonen, spelletjes te spelen of een informatie video te bekijken. Probeer mensen te verrassen en het wow-effect te creëren, hun verwachtingen in de meest gewone dingen te overtreffen. Dat is precies wat het gevoel wat een onvergetelijke gebeurtenis creëert.

Controleer de locatie en heb een plan B

Controleer de locatie altijd persoonlijk in de selectiefase. Op het meest onverwachte moment kan blijken dat de airconditioning het niet doet, er zijn geen toiletten voor gehandicapten of de apparatuur komt niet door de deur. Controleer daarom dergelijke problemen van tevoren.

Je denkt misschien dat een dergelijke situatie niet zal gebeuren, maar het is altijd het beste om een plan B te hebben.

Taken toewijzen

Het is erg belangrijk om taken te verdelen onder de teamleden niet alleen in de voorbereidingsfase, maar ook tijdens het evenement. Wijs taken toe per zone. Iemand is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de registratie zone, iemand anders voor het begroeten van de sprekers, een andere persoon voor de apparatuur, voor catering, communicatie met de pers, enz. Elke persoon moet zijn of haar zone hebben, waarvoor hij of zij gedurende de gehele duur van het evenement verantwoordelijk moet zijn. Geef elk lid van het team een document met de toegewezen verantwoordelijkheden, zodat elke persoon weet met wie hij contact moet opnemen voor een specifiek probleem.

Aandacht besteden aan service

Zorg ervoor dat je team de Duck Face Rule volgt. Wees vriendelijk voor deelnemers, sprekers en partners. Probeer hun problemen of vragen aan te pakken en voldoe aan hun verwachtingen, zelfs als je moe bent en plan niet alles. Aan het eind van de dag, wat mensen zich herinneren is hoe ze werden behandeld en niet wat de spreker zei op het podium.

Bron: Disposable Discounter